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小学校PCの先生フォルダ構造をかんがえる(作成中)

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みなさんの学校ではデータファイルをどう整理していますか?古そうなファイルがあっても、作った本人でないとなかなか削除はできませんよね。

学校内には物理的(回収しなかった古いプリンタなど)にも論理的(データのこと)にも整理できないものがあったりします。

現在私は5校まわっているICT支援員ですが、先生が利用するデータ領域の使い方はバラバラです。
共通して言えるのは、その古いファイルによって
①目的のものが見つからない
②さがすのに時間がかかる
③保存領域が足りなくなってきている

ということです。

ただ5校のうち1校は、昨年度にファイル領域がいっぱいになったことをきっかけに、フォルダ構造を整理したようです。
その整理のポイント2点についてかんがえてみたいです。

小学校PCの先生フォルダ構造をかんがえる(作成中)

①最初のフォルダは年度のみ

一番大きな改革は、先生フォルダの中の最初は、ここ2年間のフォルダのみということです。

2017年度
2018年度
2019年度
教育委員会からの連絡資料

たしかにこうすれば古いものが自然淘汰されますね!
昔のファイルで今年も必要になったものは、過去フォルダから今年の分にコピーして更新すればきちんと学校運営できていくのです。

2年間がスマートすぎるにしても最大6年あれば十分なはず。
教育が情報化されて10数年、更新のない6年以上前のデータは削除される運用が必要でしょう。

②フォルダ構造をかんがえる(作成中)

2019年度のフォルダ内には、先にカテゴリーを作っておいて、そこに保存するようにします。

どのようなフォルダ構造にするのか。
カテゴリーをざっくりさせた簡易版を参考までに紹介します。

01学校運営
 職員証、学校要覧、校務分掌、行事予定、時間割関係、卒入式関係、PTA、教室配置、 学校運営・説明会等、 休日参観、 校務支援、 空調整備、校章データ、標準学力テスト、徴収金封筒、職員室机配置図、年度末備品返却、遠足関係
02学年
 1年、2年、3年、4年、5年、6年、特別支援
03推進・指導委員会
 教育課程推進委員会、生活指導委員会、健康指導委員会
04特別委員会
 卒業遠足
05PTA
06徴収金
07渉外
08給食
09個人ファイル
10初任者
11運動会関係
12自己申告表
13図書館関係
14親睦会

 離任式、歓送迎会
15ICT関係
16職員会議
17ALT関係
18中堅教諭
19教育計画
20教職員
21小中一貫教育
22全国学
23ホームページ

実のところ私には何のことかわからないフォルダがたくさんです。
残念ながら、ICT支援員のみではこのフォルダ構造が最適なのか判断できません。
できればいろんな方の意見をいただいて更新したいです→(作成中)

すべての学校が同じフォルダ構造というのもセキュリティ上よくないかもしれませんが、喫緊では参考となるフォルダ構造をもとに学校独自に整理することが必要なのではないのかなと思っています!

以上です。

お読みいただきありがとうございます!
ICT支援員の方のコメントお待ちしております!

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